文件管理 How to Manage Document 编辑:OSOE项目. 纲要 • 如何创建一个文件 • 如何发布一个文件 • 如何准备第二版本 • 如何公布第二版本 • 如何使用快速贡献 文件版本管理 Manage Document Versionning 创建一个新文件 Create a new document ERP5中您可以建立许多不同类型的文件。要建立一个新文件,请打开ERP5主页“新建”标签 页,然后在DMS(文件管理系统)中选择需要创建的文件类型。本例中我们选择“文档”文件 。 ERP5系统能够建立的文件类型有: - 普通文件:ERP5可以建立以下类型的普通文件 - 文档:所有对格式和大小没有要求的文件,只有在需要创建的文件不属于下面其他类型 文件时可用 - 绘图文件:运用Open Office 绘图软件等其他同类软件创建的文件 - PDF:PDF格式的文件 - 文本:运用Open Office文本编辑软件或其他同类软件创建的文件 - 演示:运用Open Office演示编辑软件或其他同类软件创建的文件 - 电子表格:运用Open Office Calc软件或其他同类软件创建的文件 - 图像:存储所有图像文件 - 网页:运用ERP5向您的网站添加网页 注意:ERP5文件模块可以将源文件转换为许多不同格式的文件,但您需要首先以原始格式 上传您的文件。请参考“DMS Cheat Sheet”来学习文件格式转换。 编辑文件“概览”页面 Fill in the metadata 当您在ERP5中创建了一个新文件,您就需要填写相关信息来为您的文件分类。 首先需要填写标识信息条目。这些条目为该文件创建独有编号。它们是: 标题:该文件的完整标题 短标题:主要用在标签栏 编号:必须是该文件独有的。它将用于表示该文件的URL。设置文件编号时请遵循“ERP5文 件编号公约”。每个文件的编号都是不同的,系统才能非常快地进行检索,例如, "user-Howto.Manage.Support.Request" 版本:您需要填写文件版本。文件版本由创建时的001依次递增 语言:文件的语言需要遵循ISO601语言标准代码使用两位字母来表示,它将被用户选择用 来显示所需语言的界面。 您还有一个条目用于添加文件贡献者的姓名。 然后您就需要选择文件类别。文件类别定义了谁有权限访问该文件,修改或使用文件内容 。接下来还有一些条目可以帮助您对文件进行分类:选择文件所属集团和站点。您还可以 选择文件的功能。最后,选择一个或多个文件公布版块。 上传文件 Upload the file 一旦您保存了所有对文件分类需要的信息,您就可以将原始文件上传到ERP5中。 请点击“上传”条目右边的“浏览”按钮并在弹出的对话框中选择您电脑中的所需文件,然后 文件路径就会显示在该条目中。当您保存修改后,所选文件就会上传到ERP5系统。 上传文件后您必须查看“文件状态”。它会告诉您文件是否成功上传(例如,空白),以及 该文件是否可用(即,装换中或已转换)。 您可以看到,“文件状态”下面的“修订”随着每次保存操作的增加而增加。因为ERP5系统记 录了所有对文件的修改。 编辑文件 Work on the document 如果需要对文件进行编辑,您首先需要下载可编辑文件,编辑文件后再次上传到系统。 要下载文件,您需要点击“输入/输出”图标,然后选择“输出”。您需要选择文件的输出类型 并为输出文件命名。系统默认文件名是“编号-本-语言”,这是标准命名,因为它为文件定 义了独有名称。 一旦您下载了文件,您就可以通过相应的软件对其进行编辑。我们建议您使用使用Open Office办公软件。 一旦完成编辑,您就可以通过点击“上传”条目右边的“浏览”再次上传文件。 您可以看到修订数已经增加。ERP5系统将所有修改信息进行存储 注意:请确保没有任何其他人和您同时编辑同一“版本”的文件,因为不同人的工作在保存 后将擦除上一修订版本的数据。 发布文件 Release the document 一旦您完成文件编辑并确认文件信息无误,您就可以发布文件。一项发布表明该版本文件 为正式文件。请打开“操作”菜单并选择“发布文件”。 发布文件文件是文件管理的重要步骤,它使文件正式化,标志文件不再是一个编辑中的文 件,而是一个可以被正式使用的文件。 隐藏/公布/分享 [osoe-howto] 要分享该文件,您需要选择不同的文件公布级别。您可以在隐藏,分享以及公布之间选择 。 隐藏:当您已经分享或公布一个文件而又要对其进行修改时,您可以选择“隐藏文件”。当 您进行该项操作时,只有拥有编辑权限的员工(通过文件“概览”标签页的“类别”“集团”和“ 站点”设置)才可以看到该文件。 分享:当您希望在您系统的特定范围用户中分享一个文件,您可以选择“分享文件”。基于 文件“类别”以及用户在组织或项目中的角色,特定用户可以看到该文件。 公布:公布一个文件将使该文件完全公开。任何人都可以看到您提供URL的文件:https:// www.tiolive.com/instanceID/document_module/document.reference/view 准备下一版本 Prepare next version 公布文件的第一版本后,您或许需要编辑下一版本。您可以手动重新创建新的相同文件, 但最简单也最保险(保证所有文件分类信息同第一版一致)的方式是直接复制原始版本, 然后修改文件的版本数。 点击页面上方的“复制”图标,您就拥有了原始版本的复制版本。将版本编号由1改为2已进 行新版本的编辑。 发布/公布第二版本 Release/Publish the second version 只要复制的新版本文件状态仍然是“草拟”,原始版本的状态就不会改变。如果您分享或公 布新版本,原始版本就会被自动存档。 现在您就可以管理并记录所有文件版本。 注意:请务必规定一个文件编号公约,这将统一您的公司所使用的文件的编号。当编号公 约成功规范后,您就可以通过文件URL轻松查询文件了。 快速贡献 Quick Contribution 当您需要上传一个文件至ERP5,您也可以通过ERP5主页的“贡献”标签来进行。 如果您希望正确使用该功能,您需要设置该文件的属性。如果您使用的是Open Office中, 请点击“文件”>>“属性”,然后您就可以进行下列设置: • 标题:文件标题 • 关键词:文件关键词 • 评论:文件说明 您也可以为您的文件添加自定义属性: • “语言”:标注文件所用语言 • “编号”:设置文件编号 • “版本”:设定文件版本 一旦所有这些属性都设置并保存后,您就可以将文件通过“贡献”按钮上传,然后刚刚设置 的所有文件属性都将被自动导入新建文件中。 如果您从ERP5下载文件,所有这些文件属性也将被设置在下载文件中。