装箱单

第四章:装箱单

Sale Packing Lists Workflow

纲要

  • 什么是装箱单
  • 为何使用“差异”
  • 什么是交付程序
  • 什么是“货柜”

继续上一章“销售订单”,本章中,我们将学习如何管理从销售订单中生成的销售装箱单。我们还将学习如何从一个“已交付”的销售装箱单生成销售发票。

注意:本章中,我们仍将使用宏照公司为例。因此,在您实践时,请将图中“宏照”更换为您为其配置ERP5的公司。

贸易文件--装箱单

Trade documents - Packing Lists

在贸易过程中,没间公司都需要制作文件。正如您在“销售订单和产品”中看到的,贸易过程涉及三项文件:订单,装箱单以及发票,而每项文件又代表了全部贸易过程中的一个步骤。

本章主要关于ERP系统的装箱单模块,它的使用紧接在销售或采购订单之后。

装箱单--为何有用?

Packing Lists - why?

为何一个装箱单在ERP系统中有用呢?

我们可以认为在销售/采购订单中已经整合了所有信息,因此我们就知道销售了多少数量的何种产品,掌握了关于该订单的产品的运动。

但实际上并非如此。即使关于具体数量的具体产品的订单已被确定,这也不代表我们将会交付和订单完全一致的货品。

基于许多因素,我们可能决定交付另一种产品,或者交付或多或少的产品数量。

例如,如果客户订购了三种不同类型的产品,而我们库存中缺少了一种,于是我们可能决定先交付两种已有产品,而第三种要等待到货之后才能交付。这就是为什么我们需要使用装箱单来处理已订购产品和可交付产品之间的分歧,而之后我们也可以有效管理每批出货相应的发票和付款。

现在就来看看装箱单的不同用处。

装箱单--管理库存

Packing Lists - Managing the stock

对于ERP系统来说,装箱单最重要的作用是使我们能够管理产品或服务的库存。正如前面所说,我们不能通过销售/采购订单来管理库存,因为基于多种原因,我们可能不能够交付或接收已销售或已订购的产品。我们也不能根据发票来管理库存,同理,许多情况下我们会交付或接收许多产品或服务,但我们可能不能对这些产品或服务进行发票管理。

因此唯一可以跟踪库存的方法就是使用装箱单。

当我们准备将产品发送给客户,或者从供应商那里收到货物时,就需要使用装箱单。我们已经有了订单,因此就明确应该运送或接收什么具体货物。根据上一章教程“建立销售订单”已经知道,已确认的订单会自动为接下来的贸易程序生成装箱单

然后我们就可以根据从订单生成的装箱单来准备货物并验证装箱单。如果我们遵循自动生成的订单的计划来安排出货,一切就非常明确简单。单如果我们无法按已订产品出货,那么就需要对装箱单进行更改。

同样,接收货品时,由于我们已经在系统中输入一个采购订单并因此自动生成了一个“预计”装箱单,我们就可以将实际接收货品与“预计”装箱单进行对比,来查看收货是否正确。如果发现收货与预计有差异,我们就会根据需要修改采购装箱单。

总而言之,通过装箱单,我们可以更好地管理库存。

装箱单--管理货柜

Packing lists - Managing the containers

装箱单还可以管理货柜。货柜是您包装货物以及组织交付货物的所有器具。任何一个 包装袋或箱子都是一个货柜。

管理货柜有两个重要原因。首先,您可能需要管理您公司拥有的货柜本身的库存。例如,如果您使用箱子运输货物,装运前您就需要确认是否需要采购新的箱子。

其次,您还需要明确每个货柜中有多少具体产品。货柜管理的重要性就在于,如果运输过程中丢失货柜,您可以通过装箱单中的货柜明细来查询丢失的具体货品。

装箱单--客户视角

Packing lists - Customer's point of view

正如前面介绍的,编辑装箱单应该尽量详细。基于具体的贸易伙伴,他们可能要求大致或及其具体的装箱单信息。

例如,如果您出口货物,就需要相对方出示详细的装箱单。他们需要知道哪个货柜中有多少具体产品。他们甚至还可能要求您提供每个货柜的大小和重量。

装箱单流程

Packing Lists Workflow

要管理装箱单,首先要理解其工作流程。

一旦一个订单被确认,系统就会自动创建一个相应的装箱单,这就告知员工需要按照该装箱单备货

根据装箱单中来自订单的订货信息,负责备货的员工就可以准备发货,并在装箱单中输入具体货柜信息等。

他们也可以决定不按照订货信息出货。例如,库存货物不足的情况。

一旦货物准备就绪,备货员工就可以将装箱单标为“已就绪”,然后等待运货人来取走待运物品。一旦货物发出,我们就可以将装箱单设置为“已运送”,这项操作将会创建相应的发票

当运货人告知我们接收人已接收货品,我们就可以将装箱单设置为“已接收”

客户接收货品的同时会检查收货,他将会比较我们先前发给他的装箱单以及他所实际收到的物品。出现错误是有可能的。或者是我们在备货时出错,亦或是货柜被损毁。因此我们需要等待客户接受货品,才能将装箱单的状态变为“已交付”

注意:如果准备出货与订单货品有差异,例如,数量不足,那么您必须“拆分和推迟”该装箱单,然后再运出拆分货品。这样,ERP5系统就会为剩余货品自动创建另一个装箱单,在剩余货品到货后您就可以将该装箱单发出。

一旦您运送一个装箱单,一个相应的销售发票交易就生成了,从而进行接下来的贸易步骤。这我们将在下一章看到。

装箱单工作列表

Packing Lists Worklists

同销售订单相同,装箱单可以通过“我的菜单”中工作列表轻松管理。该工作列表用于综合显示销售装箱单模块信息。